Skip to main content

10 kroków do skutecznej integracji danych

By 8 kwietnia, 202430 kwietnia, 2024Integracja i przetwarzanie danych
10 kroków do skutecznej integracji danych

Dane są jednym z najcenniejszych zasobów każdej organizacji. Umiejętność wydajnego i skutecznego przetwarzania informacji pozwala osiągnąć przewagę konkurencyjną. Jednym z wyzwań, przed którymi stoją współczesne przedsiębiorstwa, jest integracja danych z wielu źródeł – dziesiątek, a czasem setek aplikacji. W tym artykule poznasz 10 kroków, przez które musisz przejść, żeby wdrożyć integrację danych. Jednak zacznijmy od podstaw.

Co to jest integracja danych i jakie są jej korzyści?

Integrację danych w firmie szeroko opisaliśmy w artykule „Integracja danych w firmie – jak przeprowadzić ją z sensem, by osiągnąć swoje cele biznesowe i zwiększyć zyski”. W skrócie jest to proces, który pozwala w jednym miejscu zebrać informacje z różnych źródeł, przy zachowaniu ich spójności i prawidłowości. Prawidłowo zaimplementowana integracja danych niesie szereg korzyści, a do najważniejszych możemy zaliczyć:

Poprawiona dokładność i spójność – podczas integracji możesz zaimplementować procesy, które zwiększą jakość przetwarzanych informacji.
Lepsza współpraca między działami – dane są przekazywane w czasie rzeczywistym, co rozbija silosy informacyjne i ułatwia komunikację.
Oszczędności – integracja danych zwiększy wydajność Twoich pracowników, bo ci nie muszą wykonywać powtarzalnych zadań. Mogą skupić się na projektach o strategicznym znaczeniu.
Lepsze decyzje – wyższa jakość danych i ich lepsza dostępność ułatwią Ci podejmowanie prawidłowych decyzji biznesowych.

Integracja danych to istotny proces nie tylko dla dużych korporacji, ale wszystkich organizacji, które na co dzień korzystają z różnych systemów i chcą wydajnie przetwarzać informacje. Jak w takim razie efektywnie ją wdrożyć bez zbędnych opóźnień? Przygotowaliśmy dla Ciebie proces składający się z 10 kroków, który ułatwi implementację integracji.

Zdefiniowanie celów integracji

Zdefiniowanie celów integracji

Precyzyjne określenie celów pozwoli Ci położyć nacisk na kluczowe systemy, które są używane w organizacji. To szczególnie istotne w przedsiębiorstwach korzystających z wielu źródeł danych. Dzięki sprecyzowanym celom skupisz się na najważniejszych elementach, aby następnie móc stale rozwijać integrację systemów o kolejne aplikacje.

Dlatego zastanów się, jakie są najważniejsze cele integracji danych z punktu widzenia Twojego biznesu. Podejmowanie lepszych decyzji biznesowych? Usprawnienie komunikacji między działami? Automatyzacja powtarzalnych działań i optymalizacja procesów operacyjnych? Generowanie raportów i analiz? A może chcesz osiągnąć inne cele? Ich znajomość ułatwi Ci podejmowanie decyzji na kolejnych etapach.

Analiza źródeł danych

W kolejnych etapach kontynuujemy przygotowanie do wdrożenia integracji. To bardzo ważne kroki, dzięki którym implementacja rozwiązań będzie bardziej efektywna. Na drugim etapie przeanalizuj systemy wykorzystywane w organizacji. Mogą to być m.in.:

  • narzędzia analityczne,
  • aplikacje ERP,
  • systemy CRM,
  • oprogramowanie do e-mail marketingu,
  • arkusze kalkulacyjne,
  • zewnętrzne bazy danych,
  • systemy reklamowe,
  • oprogramowanie do faktur.

Nie ograniczaj się do stworzenia listy używanych narzędzi, ale także opisz, jakie dane są przetwarzane w poszczególnych systemach oraz w jakim celu. Dokumentuj wszystkie prace podczas przygotowań. To ułatwi Ci wdrażanie integracji danych, a także późniejszy rozwój systemu.

Na tym etapie wróć do wyznaczonych celów – wdrażanie integracji nie musi obejmować od razu wszystkich używanych systemów. Zamiast tego skup się na danych, które są najważniejsze z punktu widzenia biznesowego i pozwalają najszybciej zrealizować założone cele.

Analiza struktury informacji

Analiza struktury informacji

Ten etap służy dokładnemu zrozumieniu danych pochodzących z różnych źródeł. Systemy często dostarczają wielu informacji, które mogą nie być istotne dla biznesu.

Przykładowo systemy marketingowe, czy narzędzia do zarządzania projektami zawierają często dziesiątki różnych wskaźników, które mogą nie mieć dużego znaczenia, a są generowane automatycznie.

Dlatego na tym etapie przeanalizuj dostarczane informacje i zastanów się, jakie atrybuty są kluczowe. Tutaj znów wracamy do etapu pierwszego, czyli celów. Te bowiem będą determinować podejmowane decyzje.

Musisz także zidentyfikować unikalne atrybuty danych. Są to informacje, które jednoznacznie określają rekord. Najczęściej są to różnego rodzaju identyfikatory np. numer faktury, ID klienta, numer zamówienia, numer NIP, numer PESEL. Poprawna identyfikacja unikalnych atrybutów jest kluczowa dla prawidłowego funkcjonowania systemu. Źle określone mogą powodować błędy podczas synchronizacji danych.

Analiza struktury informacji
Analiza jakości i integralności danych

Analiza jakości i integralności danych

Kolejny etap ma charakter techniczny. Przed połączeniem systemu niezbędna jest analiza formatu oraz jakości danych. Pominięcie tego punktu może prowadzić, do rozbieżności trudnych do późniejszego wykrycia.

Przede wszystkim sprawdź, czy wewnątrz systemów występują błędy lub nieścisłości. Mogą to być np. rekordy nieposiadające jakichś informacji. Przykładowo klient nieprzypisany do żadnego handlowca w systemie CRM.

Ponadto dane z różnych systemów mogą być pozornie podobne, ale różnić się w detalach. Świetnym przykładem są daty. Te mogą być zapisane na wiele różnych sposobów, poniżej tylko kilka przykładów:

  • Unix – wartość reprezentuje liczbę sekund, jaka upłynęła od 1 stycznia 1970 roku.
  • ISO 8601 – to międzynarodowy standard formatowania dat i czasów.
  • Serial Number – reprezentuję datę i czas w odniesieniu do daty bazowej (w przypadku programu Excel, czy też Google Sheets to 30 grudnia 1899 roku).

Dlatego zweryfikuj format danych, co ułatwi ich przetwarzanie podczas kolejnych etapów.

Przygotowanie systemów do integracji danych

Przygotowanie systemów do integracji danych

Podczas integracji danych informacje z różnych narzędzi są ze sobą łączone. Może to przyjmować zasadniczo 3 formy:

Tworzenie nowego rekordu w jednym narzędziu na podstawie danych z innego systemu np. pojawienie się klienta w systemie CRM automatycznie tworzy wpis w programie do faktur.

Rozbudowanie istniejącego narzędzia i umieszczenie w nim dodatkowych informacji z innego systemu np. system CRM rozbudowujemy o dane z oprogramowania do faktur.

Przeniesienie informacji z kilku narzędzi, w nowe miejsce. Przykładem może być zebranie danych z różnych systemów reklamowych w arkuszu kalkulacyjnym.

Rozwiązanie dostosuj do celów integracji, a także specyfiki danych. Automatyczne tworzenie nowych rekordów oraz rozbudowywanie narzędzi wpływa na poprawę spójności danych w organizacji. Ułatwia także niszczenie silosów danych. To wszystko wspiera realizację codziennych obowiązków.

Natomiast integracja różnych danych w arkuszach kalkulacyjnych przydaje się szczególnie do analizy danych.

Przygotowanie systemów do integracji danych

Mapowanie i synchronizacja danych

Mapowanie w kontekście integracji danych, to proces, w którym informacje z różnych źródeł są przekształcane, dopasowane i powiązane. Wymaga określenia zależności między poszczególnymi źródłami danych – atrybutów, które pozwolą dopasować rekordy.

Podczas mapowania danych korzystasz z informacji zebranych na poprzednich etapach:

  • Wybierasz atrybuty, które są kluczowe z perspektywy biznesu (etap 3).
  • Przetwarzasz informacje, żeby zachować ich spójność (etap 4).
  • Jeśli to konieczne, to przygotowujesz systemy do integracji danych, np. tworzysz nowe atrybuty (etap 5).

Na tym etapie może okazać się, że informacji z dwóch różnych źródeł nie da się powiązać – nie zawierają one żadnego wspólnego atrybutu, który umożliwiałby ich jednoznaczną identyfikację. W takiej sytuacji należy opracować działania i procedury, które zmodyfikują informacje w którymś systemie lub skorzystają z innego narzędzia, jako łącznika.

Istotnym zadaniem jest opracowanie mechanizmów synchronizacji, czyli sposobu przenoszenia danych z jednego narzędzia, do innego. To kluczowy punkt, ponieważ ideą integracji jest automatyzacja tego procesu.

Najlepszym rozwiązaniem, jest użycie oprogramowania, które pozwala zarządzać synchronizacją. Dzięki temu wszystkie dane na temat integracji znajdują się w jednym miejscu, co ułatwi zarządzanie przepływem informacji. Dedykowane oprogramowanie ułatwi także rozwiązywanie problemów w zakresie powiązania i przetwarzania danych.

mapowanie i synchronizacja danych
Wybór odpowiedniego narzędzia do integracji danych

Wybór odpowiedniego narzędzia do integracji danych

Nowoczesne oprogramowanie służy za centrum integracji danych w przedsiębiorstwie. Dlatego wybór odpowiedniego narzędzia ma kluczowy wpływ na funkcjonalność całego systemu i jego prawidłowe działanie. Podejmując decyzję o wyborze rozwiązania do integracji danych, należy zwrócić uwagę na kilka kluczowych czynników:

Obsługiwane źródła danych – upewnij się, że narzędzie obsługuje aplikacje, z których korzystasz w przedsiębiorstwie.
Wsparcie API i języków programowania – pozwala tworzyć własne połączenia, co zwiększa natywne możliwości narzędzia.
Przetwarzanie danych – prowadzenie operacji na integrowanych informacjach zwiększy ich jakość oraz spójność.
Automatyzacje – integracja danych z różnych źródeł jest świetną okazją do automatyzacji powtarzalnych zadań.
Interfejs – im narzędzie jest prostsze w obsłudze, tym łatwiej przeszkolisz pracowników, aby mogli zacząć samodzielnie z niego korzystać.
Koszty – analizując wydatki, musisz wziąć pod uwagę zarówno koszty początkowe, jak i stałe opłaty miesięczne.
Testowanie

Testowanie

Przed wdrożeniem integracji danych przeprowadź testy. Powinny one weryfikować zgodność przepływu informacji z celami biznesowymi, a także sprawdzać poprawność przetwarzania danych. W przypadku złożonych integracji, które scalają ze sobą dane z wielu systemów, warto przeprowadzić testy wydajnościowe.

Wdrożenie integracji danych

Wdrożenie integracji danych

Ten etap polega na przeniesieniu wcześniej przygotowanych rozwiązań ze środowiska testowego do produkcyjnego. Jednak nie ograniczaj się jedynie, do uruchomienia procesów. Zadbaj o przygotowanie pracowników – szkolenia oraz optymalizację procedur i dostosowanie ich do nowego środowiska.

Monitorowanie i rozwój integracji danych

Monitorowanie i rozwój integracji danych

Po wdrożeniu integracji systemu należy stale monitorować jego efektywność. Warto wdrożyć system kontroli błędów, co pozwoli szybko reagować na problemy, a także regularnie wykonywać analizę jakości danych. Gdy system działa stabilnie można rozszerzyć integrację o kolejne narzędzia.

Podsumowanie

Dane są kluczowe dla współczesnych przedsiębiorstw. Planując proces integracji danych, kluczowe jest dobre przygotowanie. Błędem jest pomijanie początkowych etapów. Bez zrozumienia źródeł danych, ich struktury, czy też wzajemnych powiązań wdrożenie integracji danych jest kosztowne i generuje wiele błędów.

Jeśli jesteś interesuje cię wdrożenie integracji danych w swojej organizacji, zapraszamy do kontaktu. Oferowana przez nas Platforma FME obsługuje ponad 450 źródeł danych. A dzięki wsparciu dla API, R oraz Pythona stworzysz własne połączenia.

W jednym miejscu możesz nie tylko zarządzać integracjami, ale także modyfikować i weryfikować dane. Wszystko to wpłynie na podniesienie jakości informacji.

Graficzny interfejs FME pozwoli mapować i łączyć nawet rozbudowane struktury, bez znajomości programowania. Platforma obsługuje także skrypty, które automatyzują powtarzalne zadania. Ponadto zapewniamy wsparcie na każdym etapie wdrażania integracji danych w firmie.

Chcę dowiedzieć się więcej o integracji systemów w przedsiębiorstwie
kontakt w sprawie integracji danych