10 kroków do skutecznej integracji danych

Dane są jednym z najcenniejszych zasobów każdej organizacji. Umiejętność wydajnego i skutecznego przetwarzania informacji pozwala osiągnąć przewagę konkurencyjną. Jednym z wyzwań, przed którymi stoją współczesne przedsiębiorstwa, jest integracja danych z wielu źródeł – dziesiątek, a czasem setek aplikacji. W tym artykule poznasz 10 kroków, przez które musisz przejść, żeby wdrożyć integrację danych. Jednak zacznijmy od podstaw.

Co to jest integracja danych i jakie są jej korzyści?

Integrację danych w firmie szeroko opisaliśmy w artykule „Integracja danych w firmie – jak przeprowadzić ją z sensem, by osiągnąć swoje cele biznesowe i zwiększyć zyski”. W skrócie jest to proces, który pozwala w jednym miejscu zebrać informacje z różnych źródeł, przy zachowaniu ich spójności i prawidłowości. Prawidłowo zaimplementowana integracja danych niesie szereg korzyści, a do najważniejszych możemy zaliczyć:

Integracja danych to istotny proces nie tylko dla dużych korporacji, ale wszystkich organizacji, które na co dzień korzystają z różnych systemów i chcą wydajnie przetwarzać informacje. Jak w takim razie efektywnie ją wdrożyć bez zbędnych opóźnień? Przygotowaliśmy dla Ciebie proces składający się z 10 kroków, który ułatwi implementację integracji.

Precyzyjne określenie celów pozwoli Ci położyć nacisk na kluczowe systemy, które są używane w organizacji. To szczególnie istotne w przedsiębiorstwach korzystających z wielu źródeł danych. Dzięki sprecyzowanym celom skupisz się na najważniejszych elementach, aby następnie móc stale rozwijać integrację systemów o kolejne aplikacje.

Dlatego zastanów się, jakie są najważniejsze cele integracji danych z punktu widzenia Twojego biznesu. Podejmowanie lepszych decyzji biznesowych? Usprawnienie komunikacji między działami? Automatyzacja powtarzalnych działań i optymalizacja procesów operacyjnych? Generowanie raportów i analiz? A może chcesz osiągnąć inne cele? Ich znajomość ułatwi Ci podejmowanie decyzji na kolejnych etapach.

W kolejnych etapach kontynuujemy przygotowanie do wdrożenia integracji. To bardzo ważne kroki, dzięki którym implementacja rozwiązań będzie bardziej efektywna. Na drugim etapie przeanalizuj systemy wykorzystywane w organizacji. Mogą to być m.in.:

Nie ograniczaj się do stworzenia listy używanych narzędzi, ale także opisz, jakie dane są przetwarzane w poszczególnych systemach oraz w jakim celu. Dokumentuj wszystkie prace podczas przygotowań. To ułatwi Ci wdrażanie integracji danych, a także późniejszy rozwój systemu.

Na tym etapie wróć do wyznaczonych celów – wdrażanie integracji nie musi obejmować od razu wszystkich używanych systemów. Zamiast tego skup się na danych, które są najważniejsze z punktu widzenia biznesowego i pozwalają najszybciej zrealizować założone cele.

Ten etap służy dokładnemu zrozumieniu danych pochodzących z różnych źródeł. Systemy często dostarczają wielu informacji, które mogą nie być istotne dla biznesu.

Przykładowo systemy marketingowe, czy narzędzia do zarządzania projektami zawierają często dziesiątki różnych wskaźników, które mogą nie mieć dużego znaczenia, a są generowane automatycznie.

Kolejny etap ma charakter techniczny. Przed połączeniem systemu niezbędna jest analiza formatu oraz jakości danych. Pominięcie tego punktu może prowadzić, do rozbieżności trudnych do późniejszego wykrycia.

Przede wszystkim sprawdź, czy wewnątrz systemów występują błędy lub nieścisłości. Mogą to być np. rekordy nieposiadające jakichś informacji. Przykładowo klient nieprzypisany do żadnego handlowca w systemie CRM.

Ponadto dane z różnych systemów mogą być pozornie podobne, ale różnić się w detalach. Świetnym przykładem są daty. Te mogą być zapisane na wiele różnych sposobów, poniżej tylko kilka przykładów:

Podczas integracji danych informacje z różnych narzędzi są ze sobą łączone. Może to przyjmować zasadniczo 3 formy:

Rozwiązanie dostosuj do celów integracji, a także specyfiki danych. Automatyczne tworzenie nowych rekordów oraz rozbudowywanie narzędzi wpływa na poprawę spójności danych w organizacji. Ułatwia także niszczenie silosów danych. To wszystko wspiera realizację codziennych obowiązków.

Natomiast integracja różnych danych w arkuszach kalkulacyjnych przydaje się szczególnie do analizy danych.

Mapowanie w kontekście integracji danych, to proces, w którym informacje z różnych źródeł są przekształcane, dopasowane i powiązane. Wymaga określenia zależności między poszczególnymi źródłami danych – atrybutów, które pozwolą dopasować rekordy.

Podczas mapowania danych korzystasz z informacji zebranych na poprzednich etapach:

Na tym etapie może okazać się, że informacji z dwóch różnych źródeł nie da się powiązać – nie zawierają one żadnego wspólnego atrybutu, który umożliwiałby ich jednoznaczną identyfikację. W takiej sytuacji należy opracować działania i procedury, które zmodyfikują informacje w którymś systemie lub skorzystają z innego narzędzia, jako łącznika.

Nowoczesne oprogramowanie służy za centrum integracji danych w przedsiębiorstwie. Dlatego wybór odpowiedniego narzędzia ma kluczowy wpływ na funkcjonalność całego systemu i jego prawidłowe działanie. Podejmując decyzję o wyborze rozwiązania do integracji danych, należy zwrócić uwagę na kilka kluczowych czynników:

Przed wdrożeniem integracji danych przeprowadź testy. Powinny one weryfikować zgodność przepływu informacji z celami biznesowymi, a także sprawdzać poprawność przetwarzania danych. W przypadku złożonych integracji, które scalają ze sobą dane z wielu systemów, warto przeprowadzić testy wydajnościowe.

Ten etap polega na przeniesieniu wcześniej przygotowanych rozwiązań ze środowiska testowego do produkcyjnego. Jednak nie ograniczaj się jedynie, do uruchomienia procesów. Zadbaj o przygotowanie pracowników – szkolenia oraz optymalizację procedur i dostosowanie ich do nowego środowiska.

Po wdrożeniu integracji systemu należy stale monitorować jego efektywność. Warto wdrożyć system kontroli błędów, co pozwoli szybko reagować na problemy, a także regularnie wykonywać analizę jakości danych. Gdy system działa stabilnie można rozszerzyć integrację o kolejne narzędzia.

Podsumowanie

Dane są kluczowe dla współczesnych przedsiębiorstw. Planując proces integracji danych, kluczowe jest dobre przygotowanie. Błędem jest pomijanie początkowych etapów. Bez zrozumienia źródeł danych, ich struktury, czy też wzajemnych powiązań wdrożenie integracji danych jest kosztowne i generuje wiele błędów.