Dane są jednym z najcenniejszych zasobów każdej organizacji. Samo ich posiadanie niestety nie wystarczy. Żeby wykorzystać ich potencjał, należy nimi efektywnie zarządzać. Częstym problemem związanym z przechowywaniem i zarządzaniem danymi są tzw. silosy danych. Z tego artykułu dowiesz się, czym są silosy danych, jakie problemy wynikają z ich istnienia oraz jak sobie z nimi poradzić. Zacznijmy od podstaw.
Czym są silosy danych?
Silos to odizolowane dane. Najczęściej informacje są dostępne dla określonego działu lub zespołu. Aby osoby mające dostęp do jednego silosu danych uzyskały informacje znajdujące się w innym, muszą wykonać dodatkową pracę, np. poprosić o udostępnienie danych współpracownika lub skorzystać z komputera, na którym znajduje się drugi silos.
Silosy mogą nie wynikać z kultury organizacyjnej, lecz z używania różnych aplikacji. Nawet małe przedsiębiorstwa często korzystają z wielu programów np. do zarządzania klientami, magazynem, wystawiania faktur, obsługi projektów, komunikacji. To tylko kilka przykładów, a już mamy 5 różnych aplikacji, które najczęściej nie są ze sobą połączone.
Jakie problemy wynikają z obecności silosów danych?
Silosy danych generują szereg problemów dotyczących zarządzania danymi, kluczowe z nich to:
- Fragmentaryzacja – informacje np. o kliencie są rozsiane w różnych silosach. Przez to w żadnym miejscu nie ma kompletu danych.
- Duplikacja – niektóre informacje np. adres e-mail, NIP powtarzają się wielokrotnie.
- Nieaktualność – silosy nie są ze sobą połączone. Przez to informacje w poszczególnych bazach danych mogą się różnić.
Może wydawać się, że to tylko techniczne niuanse. Jednak te problemy mają szkodliwy wpływ na funkcjonowanie oraz rozwój organizacji.
Jak silosy danych zaburzają funkcjonowanie organizacji?
Silosy danych utrudniają kooperację działów. Żeby informacja z jednego silosu trafiła do innego, konieczne są ręczne działania, co może generować szereg problemów. Poniżej podajemy tylko kilka przykładów:
Silosy danych utrudniają także podejmowanie decyzji strategicznych i rozwój firmy. Osoby decyzyjne nie mają bowiem pełnego spojrzenia na wszystkie dane i muszą podejmować decyzje na podstawie szczątkowych informacji.
Ponadto pracownicy tracą czas na zadania, które mogłyby zostać zautomatyzowane, np. sprzedawcy muszą ręcznie przekazać informacje o nowych klientach do działu prawnego i project managera. Gdy te zespoły skończą swoją pracę, będą musiały ręcznie powiadomić o tym kolejne osoby. To wszystko zajmuje czas. Czas, który pracownicy mogliby przeznaczyć na strategiczne działania.
Jakie sygnały wskazują na obecność problemu z silosami danych?
Jednym z najbardziej widocznych sygnałów problemu z silosami są powtarzające się błędy w danych. Najbardziej zauważalne są:
- Zduplikowane rekordy,
- Nieaktualność informacji w poszczególnych silosach,
- Sprzeczne informacje.
Takie zachowanie danych wskazuje na problemy z przechowywaniem i przetwarzaniem informacji w organizacji.
Kolejnym widocznym problemem jest tworzenie raportów i analizy. Gdy dane są przechowywane w silosach, to często występuje jeden z dwóch scenariuszy:
Przygotowanie raportów i analiz pochłania bardzo dużo czasu.
Dane są niekompletne i raporty dostarczane przez różne działy są niespójne.
Ponadto warto obserwować, jak wygląda współpraca między działami. Silosy utrudniają kooperację. Dostęp do danych zgromadzonych przez różne zespoły lub w różnych aplikacjach wymaga osobistego kontaktu. To utrudnia dynamiczną realizację obowiązków.
Oczywiście osoby decyzyjne mogą nie mieć bezpośredniego wglądu w to, jak wygląda współpraca. Dlatego warto przygotować procedury, które pozwolą to monitorować lub przeprowadzić wywiad z pracownikami.
Jak rozpoznać problem silosów danych?
Żeby jednoznacznie stwierdzić, czy istnieje problem silosów danych, należy przeanalizować, jak przechowywane i przetwarzane są dane w organizacji. Przygotowaliśmy kilka pytań, które ułatwią identyfikację problemu:
- Czy dane są przechowywane w bazach, do których mają dostęp jedynie pracownicy poszczególnych działów?
- Czy dane dotyczące np. jednego klienta, rozsiane są w różnych systemach, aplikacjach, plikach?
- Czy jeśli pracownicy jednego działu wprowadzą zmianę dotyczącą np. klienta, to jest ona niewidoczna dla pracowników innych działów?
- Czy jeśli zmiana zostanie wprowadzona w jednej aplikacji, to w pozostałych systemach trzeba ją wprowadzić ręcznie?
- Czy informacje w poszczególnych bazach/aplikacjach są zduplikowane np. adres mailowy, numer NIP?
- Czy korzystasz z Excela do przechowywania informacji?
Im więcej odpowiedzi twierdzących, tym większe jest prawdopodobieństwo, że Twoja firma mierzy się z problemem silosów danych. Natomiast dokładna weryfikacja wymaga analizy struktury przechowywania i przepływu danych pomiędzy działami oraz aplikacjami wykorzystywanymi w organizacji.
Jak usuwać silosy danych w organizacji?
Gdy chcemy usunąć silosy danych w istniejącej organizacji, kluczowa jest analiza aktualnej sytuacji. Należy przyjrzeć się aplikacjom, bazom danych i przetwarzanym informacjom. To pozwoli ustrukturyzować dane i zaplanować ich przepływ.
Można spotkać się z przekonaniem, że skoro silosy danych są problemem, to wszystkie informacje najlepiej umieścić w jednym, ogromnym pliku. To jednak jest również błędem. Rozwiązaniem problemu silosów jest podzielenie wszystkich informacji, na wzajemnie połączone ze sobą bazy danych, pomiędzy którymi informacje przepływają automatycznie.
Dlatego istotny jest wybór odpowiednich narzędzi. Jeśli chcemy, żeby dane z różnych aplikacji, systemów, plików były integrowane, to niezbędne są technologie chmurowe. Dzięki temu wszelkie zmiany są udostępniane online i przechowywane w miejscu, do którego wgląd mają uprawnione osoby.
Następnie należy wdrożyć automatyzacje, które usprawnią przepływ danych w organizacji, pomiędzy aplikacjami. Dzięki temu pracownicy oszczędzają czas, który do tej pory musieli poświęcać na wykonywanie powtarzalnych zadań. Ponadto minimalizowane jest ryzyko błędów.
Jak w zwalczaniu silosów pomoże FME?
FME to platforma do integracji danych i automatyzacji procesów. Obsługuje ponad 450 źródeł danych i aplikacji, a dzięki API możesz zaprojektować własne integracje.
Dzięki temu nie musisz drastycznie modyfikować dotychczasowych procesów, czy też wymieniać całego oprogramowania w firmie. FME staje się systemem, który połączy aplikacje w spójną całość.
FME nie tylko integruje dane, ale pozwala także je przetwarzać: weryfikować i modyfikować, co podnosi ich jakość. Z pomocą Platformy FME zaprojektujesz także przepływy. Całością zarządzisz z poziomu graficznego interfejsu, dzięki czemu usuniesz silosy danych bez konieczności kodowania.
Jak to wygląda w praktyce?
Weźmy jako przykład wdrażanie nowego klienta. Sprzedawca domknął sprzedaż. Umieszcza informację w systemie CRM. To uruchamia automatyzację w FME, która wysyła do działu prawnego dane do przygotowania umowy oraz do osoby decyzyjnej warunki oferty. W ich systemach automatycznie tworzone są rekordy dotyczące danego klienta, które zostają połączone z systemem CRM. Gdy te zespoły wykonają swoją pracę, to wszystkie niezbędne informacje otrzyma dział księgowy oraz project manager.
To tylko jeden proces, a pozwala znacznie skrócić czas niezbędny na wdrożenie nowego klienta. Formalności, które nierzadko zajmowały tydzień, teraz można zamknąć w ciągu jednego dnia. To wszystko dzięki automatyzacji i połączeniu ze sobą różnych systemów poprzez FME.
W ramach wdrożenia zapewniamy także wsparcie oraz szkolenia dostosowane do Twoich potrzeb. Dlatego dzięki FME szybko pozbędziesz się silosów ze swojej organizacji. Jeśli widzisz w tym potencjał dla swojej firmy, to zapraszamy do kontaktu.
