W dobie rozwoju nowych technologii i wszechobecnej cyfryzacji, budowanie procesów decyzyjnych na podstawie danych, jest standardową procedurą w wielu firmach.
Przetwarzanie danych polega na gromadzeniu, analizie i czyszczeniu zbiorów elementów, z których następnie uzyskiwane są spostrzeżenia i obserwacje, które ułatwiają podjęcie decyzji w danym obszarze działań przedsiębiorstwa lub instytucji. Wydajne przetwarzanie danych na pewnym etapie rozwoju firmy może stanowić o jej sukcesie lub porażce. Efektywność podejmowanych działań w dużej mierze zależy bowiem od dostępu do informacji. Nowe technologie pomagają usprawnić proces przetwarzania danych.
Kluczowe są tu te wspierające automatyzację. Dlaczego warto pomyśleć o automatyzacji przetwarzania danych i jakie są jej zalety?
Wady manualnego przetwarzania danych
Zanim przejdziemy do niewątpliwych zalet automatyzacji, wróćmy na chwilę do manualnego przetwarzania danych.
Przed rozkwitem cyfryzacji ręczne przetwarzanie danych było absolutną koniecznością. Jest to jednak proces czasochłonny i podatny na błędy, który wiąże się z szeregiem ograniczeń, a najważniejsze z nich to:
Niedokładne wyniki i niska efektywność działania
Nawet najlepiej wykwalifikowani pracownicy, mają skłonności do pomyłek przy wykonywaniu powtarzalnych zadań. Manualne przetwarzanie danych jest więc podatne na błędy. Dane zawierające błędy wpływają z kolei negatywnie na wyniki prac, w których zostały wykorzystane – skutkując m.in.: niską wiarygodnością raportów i analiz. Co więcej systemy informatyczne przetwarzają dane nieporównywalnie szybciej od ludzi, z minimalnym ryzykiem błędu.
Wysoka rotacja pracowników
Praca przy manualnym przetwarzaniu danych jest zajęciem niezwykle nużącym i mało efektywnym. Stąd też na związanych z nią stanowiskach obserwuje się wysoką rotację pracowników, przez co pracodawca zmuszony jest do angażowania środków finansowych oraz poświęcenia czasu na prowadzenie regularnych rekrutacji i wdrażanie nowych pracowników.
Koszty niewspółmierne do efektów
Przetwarzanie danych jest stosunkowo złożonym procesem. Oznacza to, że jego manualne wykonanie wymaga dużo czasu lub zaangażowania wielu osób, co przekłada się na wysokie koszty finansowe związane z wynagrodzeniem za tego typu pracę.
Niska dostępność danych
Wysokie nakłady czasu oraz pracy, jakie są potrzebne, żeby manualnie przetworzyć dane oznaczają, że niekiedy na efekty tej pracy odbiorcy będą musieli czekać bardzo długo. W przypadku ręcznej cyfryzacji danych pozyskiwanych z dokumentów papierowych, ze względu na wysokie koszty i czasochłonność takiego procesu, część informacji nigdy nie zostanie zdigitalizowana, (a więc będzie mało dostępna).
Korzyści z automatyzacji przetwarzania danych
Sposób, w jaki dana firma lub organizacja przetwarza dane, ma kluczowe znaczenie w budowaniu przez nią konkurencyjnej pozycji na rynku. Nie ulega wątpliwości, że zdecydowanie większy potencjał rozwojowy posiadają przedsiębiorstwa korzystające z automatyzacji przetwarzania danych. Wśród najważniejszych korzyści tego rozwiązania można wymienić:
1. Odciążenie kadry pracowniczej
Automatyzacja powtarzalnych zadań pozwala pracownikom firmy poświęcić więcej czasu i skupienia, na wykonywanie obowiązków, które znajdują się w obszarze ich kompetencji.
2. Eliminacja błędu ludzkiego
Proces zbierania i przetwarzania informacji automatycznie, z wykorzystaniem przeznaczonych do tego wyspecjalizowanych narzędzi zachodzi według jednego, powtarzalnego schematu, a dane mają spójny format. W przeciwieństwie do ludzi, automaty nie popełniają błędów, wynikających ze znużenia monotonnymi zadaniami.
3. Optymalizacja lub ograniczenie liczby wykonywanych zadań
Zadania, które wcześniej zajmowały dużo czasu i były podatne na błędy, mogą być wykonane znacznie szybciej i bardziej dokładnie. Dzięki temu firma może lepiej wykorzystywać czas pracy zatrudnionych osób i skoncentrować się na najistotniejszych aspektach swojej działalności. Mówimy więc o wzroście efektywności biznesowej.
4. Bezproblemowa obsługa dużych ilości danych
W przypadku automatyzacji, wraz ze wzrostem ilości danych, przepływ pracy pozwala na szybkie przetworzenie różnego typu informacji. Dotyczy to również plików multimedialnych, takich jak nagrania z połączeń audio-wideo. Wówczas przy wzroście ogólnych kosztów przetwarzania danych, opłata na samą transakcję może ulec spadkowi.
5. Szybsza reakcja na zmiany na rynku
Dzięki automatyzacji, firma staje się bardziej elastyczna i gotowa na szybkie dostosowanie się do zmieniających się warunków rynkowych. To istotne, zwłaszcza w dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym, w którym szybkość reakcji może stanowić zadecydować o sukcesie lub porażce firmy.
6. Większa rentowność przedsiębiorstwa
Wyeliminowanie ręcznego wykonywania zadań i minimalizacja błędów skutkuje efektywniejszym wykorzystaniem zasobów firmy, a to z kolei wpływa na ogólną rentowność przedsiębiorstwa
Jakie kryteria wziąć pod uwagę mierząc opłacalność automatyzacji?
Myśląc o wprowadzeniu automatyzacji, trzeba wziąć pod uwagę na ile opłacalna będzie dla nas taka inwestycja. Warto zwrócić uwagę na szereg czynników, takie jak zwrot z inwestycji (ROI) i czas zwrotu z inwestycji, które pomagają oszacować stosunek zysków do poniesionych kosztów oraz określić, jak szybko można odzyskać zainwestowane środki. Istotne są również wskaźniki efektywności określające efektywność pracy przy wprowadzeniu automatyzacji: wykorzystanie zasobów, czas potrzebny na realizację cyklu procesu, przepustowość i wskaźnik ukończenia zadań.
Elastyczność, czas działania i dostępność systemu oraz satysfakcja klientów i pracowników są kolejnymi ważnymi składowymi oceny.
Warto również monitorować dokładność przetwarzanych danych, oraz skalowalność, by upewnić się, że zautomatyzowany proces spełnia nasze oczekiwania i jest dostosowany do potrzeb firmy.
W jakich branżach automatyzacja przetwarzania danych będzie szczególnie korzystna?
Chcąc pozyskiwać, przetwarzać i analizować dane bez opóźnień, przedsiębiorstwa muszą maksymalizować wydajność i przepustowość przetwarzania informacji, przy jednoczesnej optymalizacji kosztów. Świetnym sposobem na uzyskanie takiego rezultatu, są komercyjne rozwiązania integracji danych i automatyzacji. Skorzystają na nich przedsiębiorstwa niemal z każdej branży, przyjrzyjmy się jednak tym obszarom działalności, w których trudno sobie wyobrazić niezastosowanie automatyzacji.
Bankowość i finanse
Automatyzacja procesów w sektorze bankowym i finansowym służy zwiększeniu efektywności, dokładności i bezpieczeństwa operacji. Automatyzacja sprawdza się szczególnie w takich procesach jak:
Automatyzacja zbierania danych z różnych źródeł, centralizacja danych i zautomatyzowane przypisywanie zadań audytorskich pozwalają na sprawną organizację i monitorowanie audytów wewnętrznych. Wykorzystanie analizy predykcyjnej umożliwia prognozowanie obszarów ryzyka i identyfikację trendów, co pomaga audytorom w skoncentrowaniu uwagi na kluczowych obszarach.
Wykorzystanie systemów detekcji anomalii do identyfikacji nieprawidłowości w transakcjach (np. nietypowe kwoty transakcji, czas, częstotliwość lub miejsce ich realizacji), integrowanie danych zewnętrznych (takich jak listy osób poszukiwanych, bazy danych dotyczące oszustw i inne) dla wzmocnienia identyfikacji podejrzanych transakcji oraz zastosowanie automatycznych powiadomień i działań prewencyjnych (np. tymczasowe zablokowanie konta, automatyczne powiadomienie organów ścigania) podnosi skuteczność monitorowania transakcji, zwiększa ich bezpieczeństwo i pomaga przeciwdziałać oszustwom.
Telekomunikacja i utilities
Automatyzacja odgrywa kluczową rolę w sektorze telekomunikacyjnym oraz utilities znajdując zastosowanie w niemal każdym aspekcie pracy z siecią. Wspiera i usprawnia procesy planowania, budowy oraz utrzymania sieci.
Dzięki automatyzacji możliwe jest generowanie wysokopoziomowych projektów sieci, obejmujących obszary niepokryte przez sieć konkurencji (tzw. greenfield), rozbudowę istniejącej sieci lub ekspansję na nowe obszary biznesowe. Systemy automatycznego generowania map pokrycia siecią ułatwiają wizualizację jej zasięgu i ewentualnych „martwych punktów”, gdzie sieć nie dochodzi. Dodatkowo, pozyskiwanie informacji o sieci drogowej, przebiegu własnej sieci oraz innych sieci przesyłowych pomaga minimalizować ryzyko uszkodzeń podczas prac budowlanych.
Automatyzacja odgrywa istotną rolę także w ocenie potrzeb infrastrukturalnych. Daje lepszą świadomość zasilenia adresów oraz potrzebnych elementów projektowanej sieci.
W przypadku realizacji projektów inwestycyjnych, automatyzacja wspiera walidację danych projektowych oraz powykonawczych, uwzględniając topologiczne, ilościowe i atrybutowe zmiany w sieci.
Dokładne informacje o trasie sieci oraz zasobach fizycznych pozwalają operatorom skutecznie zarządzać pracami konserwacyjnymi, minimalizując czas niedostępności usług i niedogodności dla odbiorców. Integracja z systemem CRM umożliwia wysyłkę odpowiednich powiadomień o terminach niedostępności i informowanie klientów o wszelkich zmianach na bieżąco, tym samym pomaga zadbać o wysoką jakość usług.
Automatyzacja usprawni proces weryfikacji zmian wprowadzonych do projektu na etapie budowy, względem pierwotnych założeń (np. zmiana przebiegu sieci, dodanie lub usunięcie obiektów). Pomoże też w sprawnym pozyskiwaniu i walidacji informacji na podstawie dokumentów formalnych, m.in. umów dotyczących dzierżawy gruntu, służebności przesyłu, zajęcie pasa drogowego, oraz umów z właścicielami nieruchomości. Automatycznym procesom walidacyjnym może być poddana także szeroko rozumiana dokumentacja zdjęciowa obrazująca zgodność montażu poszczególnych elementów sieci.
Transport i logistyka
Automatyzacja w transporcie i logistyce przyczynia się do podniesienia wydajności działań oraz zwiększenia bezpieczeństwo kierowców. Wspiera między innymi taki obszary jak:
Automatyczna weryfikacja informacji o kontrahentach pozwala zadbać o aktualne i wiarygodne dane o partnerach biznesowych (firma, numer rejestracyjny, status prawny, adres, etc.), a systematyczne, zautomatyzowane monitorowanie rejestrów handlowych pomaga szybko reagować na wszelkie zmiany dotyczące statusu finansowo-prawnego kontrahentów.
Automatyczna analiza danych o kontrahentach, pomaga określić ich wydajność, tj. ocenić takie parametry jak: terminowość dostaw, poziom usług, ilość oraz poziom istotności reklamacji. Pomaga też monitorować wywiązywanie się kontrahentów z warunków zawartych umów, w tym m.in. terminów płatności i kar umownych.
Automatyczna kategoryzacja ryzyka umożliwia skoncentrowanie się na obszarach, gdzie jest ono najwyższe, a automatyczne monitorowanie zgodności z umowami przyczynia się do skutecznej oceny partnerów biznesowych.
Pomimo zastosowania systemów TMS mających na celu jak najskuteczniejsze monitorowanie, planowanie pracy kierowców, czasem zachodzi potrzeba weryfikacji przebytej trasy. Integracja systemów GPS z planowaniem tras pozwala na śledzenie pojazdów w czasie rzeczywistym, co zwiększa kontrolę nad flotą, a automatyczne powiadomienia o odchyleniach od zaplanowanej trasy umożliwiają natychmiastową reakcję na potencjalne problemy. Automatyzacja umożliwia też weryfikację faktycznie przebytych tras przez kierowców, co jest istotne w przypadku różnic między planowaną a realną trasą. Automatyczne systemy powiadomień pozwalają również na szybkie reagowanie na zmienne warunki na drodze, co zwiększa elastyczność w dostarczaniu towarów i bezpieczeństwo na drodze.
AEC oraz GIS
Automatyzacja jest obecna niemal na każdym etapie pracy w sektorze AEC (Architecture, Engineering, Construction) oraz GIS. Przyspiesza zarówno fazę planowania, jak i realizacji projektów, a także tworzenia niezbędnej dokumentacji.
Automatyzacja procesów ofertowych, przygotowania kosztorysów i harmonogramowania projektów pomaga w optymalizacji kosztów oraz skróceniu czasu realizacji projektów.
Automatyzacja procesów projektowania pozwala na szybsze tworzenie i modyfikowanie projektów architektonicznych, inżynieryjnych oraz konstrukcyjnych. Ułatwia też modyfikację projektów zgodnie ze zmieniającymi się wymaganiami klientów. Z kolei wykorzystanie narzędzi BIM do automatycznego generowania trójwymiarowych modeli zwiększa precyzję i spójność projektów.
Automatyzacja wspiera wszystkie etapy zarządzania procesem budowlanym, w tym logistykę, monitorowanie postępu prac, raportowania i zarządzaniem zasobami.
Automatyzacja pomaga sprawnie przetworzyć i zweryfikować duże zbiory danych, jak chmury punktów, pozyskanych na dużym terenie. Za pomocą odpowiednich narzędzi można raz zbudować proces, aby następnie jedynie wczytywać nowe dane wejściowe do walidacji.
Automatyczne generowanie dokumentacji projektowej, rysunków technicznych i specyfikacji materiałów eliminuje błędy ludzkie, a automatyczna aktualizacje pozwalają utrzymać spójność danych w dokumentach projektowych.
Integracja różnych systemów, takich jak CAD, CAM i ERP, pozwala na płynny przepływ informacji między etapami projektowania, produkcji a wykonawstwa. Ułatwia też współpracę między różnymi zespołami projektowymi dzięki automatycznej synchronizacji danych.
Automatyzacja wspiera analizy energetyczne, co pozwala na projektowanie budynków bardziej efektywnych pod względem zużycia energii. Pomaga też zmodyfikować projekty w taki sposób, aby spełniały standardy ekologiczne.
Handel detaliczny (retail)
W sektorze handlu detalicznego, automatyzacja przetwarzania danych pozwala tworzyć bardziej skuteczne kampanie sprzedażowe, poszukiwać najbardziej dogodnych lokalizacji nowych sklepów, czy lepiej zarządzać zapasami magazynowymi. Znajdzie zastosowanie szczególnie w takich obszarach jak:
Automatyzacja umożliwia ustalanie Cyklu Życia Klienta (CLV), co pozwala lepiej dopasować strategie marketingowe.
Dynamiczne grupy docelowe automatycznie dostosowują się do zmieniających się preferencji klientów, a analiza zakupów skorelowanych (produktów kupowanych razem przez tego samego klienta) identyfikuje powiązania między różnymi kategoriami produktów.
Automatyczne odczytywanie kodów kreskowych, systemy automatycznego uzupełniania zapasów, integracja systemów zarządzania magazynem (WMS) oraz inteligentne systemy prognozowania pozwalają bardziej wydajnie zarządzać zapasami.
Dodatkowo, automatyczne dokumentowanie przyjęcia i wysyłki towaru, systemy RFID do automatycznego śledzenia i identyfikacji produktów w magazynie oraz automatyczne przenoszenie towarów między magazynami przyspieszają procesy logistyczne i zapewniają aktualność dokładność danych.
W zakresie analiz przestrzennych, automatyzacja przetwarzania danych demograficznych w kontekście lokalizacji (danych takich jak m.in. populacja, struktura wiekowa, poziom dochodów) umożliwia identyfikację obszarów z dużym potencjałem znalezienia klientów. Integracja z danymi rynkowymi pozwala na monitorowanie konkurencji, trendów branżowych i analizę potencjału rynku. Automatyzacja analizy konkurencyjnej (oceny wpływu nowej lokalizacji na istniejące sklepy i magazyny w danym regionie), trendów społeczno-ekonomicznych, danych klimatycznych oraz zagrożeń i ograniczeń prawnych (przepisy planistyczne czy zasady regulacyjne) wprowadza efektywne narzędzia do kompleksowej oceny lokalizacji pod kątem rentowności biznesu.
Pharmamarketing
Automatyzacja w tym sektorze jest wykorzystywana przede wszystkim do usprawnienie zarządzania kampaniami i aktualizacji baz danych oraz zarządzania budżetem marketingowym.
W obszarze monitorowania efektywności kampanii, automatyczna segmentacja bazy danych klientów na podstawie różnych kryteriów (wiek, płeć, lokalizacja czy historie interakcji) umożliwia bardziej precyzyjne dostosowanie treści do grup docelowych a dynamiczne personalizowanie treści w czasie rzeczywistym, oparte na interakcjach klienta, zwiększa skuteczność komunikatów. Co więcej integracja narzędzi służących do zbierania danych z narzędziami analitycznymi pozwala na analizę wyników kampanii w czasie rzeczywistym i wybranie jej najbardziej skutecznych wariantów oraz dynamiczne dostosowywanie strategii.
Automatyzacja optymalizacji budżetu kampanii pomaga dynamicznie dostosowywać alokację środków finansowych na podstawie wyników testów A/B, i podnieść skuteczność, a jednocześnie ograniczyć koszty działań marketingowych.
W zakresie aktualizacji baz danych, automatyczne harmonogramy aktualizacji danych pozwalają na regularne pobieranie i aktualizację informacji z określonych źródeł. Automatyczne wykrywanie zmian i zarządzanie wersjami danych gwarantuje aktualność i spójność bazy. Automatyczne oczyszczanie, normalizacja, deduplikacja oraz monitorowanie jakości danych przyczyniają się do utrzymania wysokiej jakości informacji. Dodatkowo, automatyczne indeksowanie i sortowanie danych przyspieszają procesy wyszukiwania i zapytań w bazie danych.
Dowiedz się więcej na temat automatyzacji, kiedy i w jakich jeszcze procesach warto rozważyć jej wprowadzenie? Jakie jeszcze korzyści może przynieść?
Obejrzyj nagranie webinaru!
Platforma FME w automatyzacji procesów
Do wszystkich opisanych wyżej procesów i działań można wykorzystać Platformę FME (konkretnie komponent FME Flow). To proste w obsłudze i intuicyjne rozwiązanie, które pozwala użytkownikom na łatwe projektowanie, i monitorowanie procesów oraz zarządzanie nimi bez umiejętności programistycznych. Do tego cechuje się najlepszym wsparciem danych przestrzennych wśród rozwiązań dostępnych na rynku.
W kontekście automatyzacji FME umożliwia m.in.: automatyczne uruchamianie zadań zgodnie z harmonogramem, w określonych interwałach czasowych, przetwarzanie zadań i stałe integrowanie aplikacji oraz systemów na podstawie zdarzeń zewnętrznych, monitorowanie serwerów poczty elektronicznej pod kątem pojawienia się nowych wiadomości, samoobsługowe przesyłanie i walidację danych oraz dostarczania informacji w ramach dedykowanych aplikacji, automatyczne wysyłanie powiadomień. Ponadto umożliwia przetwarzanie i integrację danych w czasie rzeczywistym dzięki opcji połączenia z czujnikami IoT, lub urządzeniami i usługami internetowymi.
Zastanawiasz się nad usprawnieniem procesów związanych z przetwarzaniem danych w Twojej firmie, ale nie wiesz jakie rozwiązanie okaże się najlepsze dla Twojego biznesu?
Skontaktuj się z nami i skorzystaj z bezpłatnej konsultacji. Nasi specjaliści z chęcią udzielą Ci najlepszych porad i wskazówek.