Dane przestrzenne – sposób na lepsze zarządzanie firmą

To dane, czyli złoto i ropa naftowa XXI wieku, są obecnie najlepszym sposobem na budowanie przewagi konkurencyjnej. Firmy, które nie bazują na danych podczas podejmowania decyzji biznesowych, prędzej czy później znikną z rynku.

Dane to ten rodzaj informacji, który okazuje się niezbędny dla skutecznego zarządzania. W zależności od celu, jaki chcemy dzięki nim osiągnąć, można je wizualizować i wykorzystywać na wiele sposobów: pod postacią różnego rodzaju map, poprzez lokalizacje GPS, po zdjęcia satelitarne, aż po obrazy renderowane w 3D.

Co ważne, informacje przestrzenne świetnie nadają się do łączenia z innymi zbiorami danych, dzięki czemu uzyskujemy sytuację synergii, w której wartość informacyjna efektu końcowego wyraźnie przewyższa informacje dostarczane przez poszczególne zbiory.

Dzięki tym cechom dane przestrzenne mogą wnieść ogromną wartość do procesu zarządzania firmą, umożliwiając podejmowanie trafniejszych i szybszych decyzji biznesowych.

Biznes w świecie nadmiaru danych

Zanim zagłębimy się w zagadnienia związane z danymi przestrzennymi, warto uzmysłowić sobie wyzwanie, przed jakim stają współczesne firmy i organizacje – gromadzą potężne ilości informacji, ale często nie potrafią odpowiednio ich wykorzystać.

Przypomina to korzystanie z ogólnodostępnej bazy wiedzy, jaką jest Internet. Znajdziemy w nim mnóstwo cennych danych, ale… ich poszukiwanie porównywane jest niekiedy do grzebania w ogromnym śmietniku. Da się z niego pozyskać prawdziwe perły wiedzy, trzeba jednak wiedzieć, w jaki sposób i w jakich obszarach ich szukać.

To samo dotyczy danych (również tych przestrzennych), które pomogą naszej firmie rozwijać się we właściwym kierunku – ich znalezienie, wybór i właściwe wykorzystanie to prawdziwe wyzwanie. W tym momencie pierwszą podpowiedzią może okazać się znana zasada Pareto.

Operatorzy komórkowi obserwują, że około 20% ich klientów wysyła blisko 80% wszystkich wiadomości SMS. Statystyki policyjne wskazują natomiast, że sprawcami około 80% wypadków drogowych jest zaledwie 20% kierowców. Nie musimy jednak szukać tak daleko – uważniejsze spojrzenie na model biznesowy wielu firm wykazuje, że 80% ich przychodów generowana jest przez sprzedaż 20% najpopularniejszych produktów lub usług, albo też – przez grupę 20% najbardziej zaangażowanych klientów.

Te proporcje – oczywiście w praktyce nie zawsze idealnie równe 80/20 – to właśnie zasada Pareto (ang. Pareto principle), według której 80% rezultatów wynika zazwyczaj z zaledwie 20% działań lub przyczyn.

Ta sama zasada dotyczy również danych biznesowych. Aby zminimalizować wysiłek i zmaksymalizować efekt rozwojowy naszego biznesu, musimy zbudować go na tych 20% najcenniejszych, najbardziej użytecznych informacji.

Tylko jak do nich dotrzeć?

Jak wybrać dane, które są wartościowe?

W popularnym sformułowaniu „data driven” (dosłownie: kierowany przez dane) zwraca się zwykle uwagę na pierwsze z tych dwóch słów. W kontekście oceny wartości danych, które sprawią, że nasza organizacja rzeczywiście zacznie bazować na danych, dobrze jest jednak skupić się także na drugiej części tego pojęcia, która oznacza aktywne przełożenie na działanie.

A zatem wartościowe, odpowiedniej jakości dane – w tym także przestrzenne – to przede wszystkim informacje, które pozwolą nam lepiej działać i podejmować właściwsze decyzje biznesowe. Co mamy na myśli mówiąc o wartościowych danych?

Ludzie od zawsze starali się, w miarę możliwości, podejmować decyzje na podstawie dostępnych informacji.

W obecnych czasach mierzymy się wręcz z zalewem danych na każdy temat. Istnieje duża łatwość ich wytwarzania i rozpowszechniania. Nie ma więc większego problemu z ich dostępnością. Cały czas wyzwaniem pozostaje jednak stwierdzenie, na ile dane, którymi dysponujemy są kompletne i wiarygodne, a do tego przydatne w naszym kontekście – czy są dobrą podstawą do podejmowania decyzji i działań. Niekompletne i niewiarygodne dane to problem, z którym na co dzień muszą się mierzyć osoby, które z nimi pracują. Nowoczesne rozwiązania technologiczne pozwalają zebrać dane dotyczące funkcjonowania każdej firmy, niezależnie od branży, a także przetworzyć je i przeanalizować w taki sposób, aby stały się wiarygodnym źródłem wiedzy, pomocnym w podejmowaniu decyzji biznesowych.

Dla przykładu: rozwiązanie, które wykorzystała firma Visoro Group, pozwoliło na zautomatyzowanie procesu wprowadzania danych zbieranych w terenie przez pracowników firmy, dotyczących jej klientów.

Dzięki temu znacząco zminimalizowano błędy popełniane przez człowieka podczas ręcznego wpisywania danych do systemu (np. literówki, błędne wartości), a równocześnie ogromnie przyśpieszono cały proces.

Wcześniej załadowanie danych dla jednej miejscowości zajmowało kilku pracownikom około 25 godzin ręcznej pracy i nie było wolne od błędów. Po wprowadzeniu skryptów automatyzujących ta sama ilość danych może być załadowana do systemu w 2 minuty, co w naturalny sposób przenosi nas do omówienia… drugiej cechy wartościowych danych.

Choć współcześnie wszystkie firmy podczas podejmowania strategicznych decyzji kierują się gromadzonymi danymi (przynajmniej w pewnym zakresie), często analizy tych danych otrzymują z opóźnieniem, co oznacza, że reakcja firmy również jest opóźniona albo decyzje są podejmowane na podstawie już nieaktualnej wiedzy. Na współczesnym bardzo konkurencyjnym i dynamicznym rynku, znacznie obniża to szanse na osiągnięcie biznesowego sukcesu, a w skrajnych przypadkach na przetrwanie.

Ale nie chodzi tylko o decyzje strategiczne. Decyzje są podejmowane na co dzień w różnych obszarach. Tak naprawdę każdy pracownik, chociażby rozmawiając z klientami czy odpowiadając na maile, podejmuje ich dziesiątki każdego dnia. Za każdym razem bazuje na dostępnych danych.

Im bardziej te dane są aktualne, tym są bardziej wartościowe – to proste stwierdzenie, ale jego praktyczna realizacja stała się możliwa dopiero w obecnych czasach, gdy mamy szeroki dostęp zarówno do danych, ale co równie ważne, do narzędzi, które pomagają z nimi pracować, m.in. szybko przetwarzać i analizować bardzo duże zestawy danych.

Dla przykładu: w projekcie dla Polskich Sieci Elektroenergetycznych obejmującego wykonanie bardzo szczegółowej inwentaryzacji obiektów w korytarzu swoich linii energetycznych i stacji elektroenergetycznych wraz z dokładnym odwzorowaniem rozmieszczenia elementów sieci przesyłowej, kontrola kompletności ortofotomapy, Numerycznego Modelu Terenu oraz Numerycznego Modelu Pokrycia Terenu zajmowała firmie Visimind około 800 godzin (ponad 33 doby). Po zastosowaniu oprogramowania FME, automatyzującego kontrolę danych przestrzennych ten czas skrócił się do zaledwie 25 godzin.

Bolączką wielu organizacji jest gromadzenie mnóstwa danych w ramach różnych systemów i baz, przy równoczesnym braku rozwiązań, które umożliwiają ich integrację.

Wnioski, które miałyby realną wartość biznesową i przekładały się na podejmowanie lepszych decyzji, powstają często w „punktach przecięcia” takich baz. Dlatego ważne jest, żeby takie synergie miały szanse zaistnieć. Jeśli do nich nie dochodzi, same dane, choćby najpełniejsze i szybko dostarczane, pozostają nieraz bezwartościowe. Szczególnie ważną rolę pełnią więc rozwiązania, które integrują dane z wielu źródeł.

Dla przykładu: Grupa MTP potrzebowała implementacji rozwiązania, które zapewni jej szybką wymianę różnorodnych formatów danych. Firma korzystała z różnych technologii bazodanowych, w tym przede wszystkim z MS SQL Server Integration Services. Zastosowanie nowej platformy, która zaoferowała m.in. możliwość łatwej integracji z wewnętrznymi systemami firmy (np. z CRM czy ERP) oraz intuicyjny graficzny interfejs programistyczny, pozwoliło zgromadzić wszystkie dane w jednym miejscu i zapanować nad ich wykorzystaniem.

Każdy zgodzi się z tym, że dane powinny być jak najbardziej pełne i aktualne. Aby móc wykorzystać ich potencjał najlepiej też, aby były jak najbardziej zintegrowane.

W części organizacji ten ostatni punkt może budzić kontrowersje i być utożsamiany ze zbyt powszechnym dostępem do informacji, które powinny być wykorzystywane tylko przez zarząd firmy – odpowiedzialny za kierowanie przedsiębiorstwem i podejmowanie strategicznych decyzji.
Nikt nie neguje kluczowej roli zarządu, ale we współczesnym, rozpędzonym i wymagającym ogromnej elastyczności świecie biznesu najlepiej radzą sobie organizacje o stosunkowo płaskiej strukturze zarządzania i otwarte na delegowanie zadań.

Każdy pracownik, na każdym szczeblu i w każdym obszarze organizacji, podejmuje decyzje, które łącznie wywierają wpływ na kondycję i funkcjonowanie całej firmy. Jeśli podejmuje je na podstawie wartościowych danych, to będą to decyzje lepsze, bardziej właściwe. Właśnie na fundamencie tysięcy takich lepszych decyzji budowany jest sukces firmy.

Dla przykładu: we wspomnianej już wyżej Grupie MTP po wprowadzeniu platformy integrującej dane przestrzenne, zautomatyzowano proces przekazywania pracownikom kluczowych informacji. Otrzymują oni częste, aktualne, czytelne i wartościowe podsumowania w postaci raportów i zestawień, bazujących na danych umieszczonych w różnych typach baz.

Dane przestrzenne – w jaki sposób warto je wykorzystać

Mówiąc o wartości danych przestrzennych warto podkreślić, że nie wynika ona z samego czynnika geograficznego, ale z synergii lokalizacji i innych danych kluczowych z punktu widzenia działalności firmy.

Bezcennych wniosków dotyczących strategii sprzedażowych dostarczyć może chociażby wizualizacja danych socjodemograficznych dotyczących klientów organizacji: gdzie mieszkają lub pracują określone grupy wiekowe, jak dotrzeć szczególnie do kobiet albo do mężczyzn itd.

W firmach sprzedażowych i usługowych kluczową informacją przestrzenną – pomocną na przykład przed otwarciem nowego sklepu czy punktu – może być natomiast wzięcie pod uwagę umiejscowienia konkurencji oraz dynamiki jej ekspansji geograficznej.

Każda organizacja jest oczywiście inna i wymaga wyjątkowego, specyficznego tylko dla siebie sposobu zarządzania i wykorzystania danych przestrzennych. Nie zmienia to jednak faktu, że da się wyróżnić kilka ważnych, wspólnych dla różnych organizacji kroków, które należy zrealizować, aby podjąć najlepszą decyzję biznesową. Warto posłużyć się tym schematem, w razie potrzeby odpowiednio go modyfikując:

Kierunek – rozwój firmy

Podejmowanie właściwych decyzji biznesowych i dbanie o rozwój przedsiębiorstwa nie jest łatwe – nawet wtedy, gdy zarząd firmy przekonany jest o tym, że warto czynić to na podstawie danych.

Dobrą i zwykle najskuteczniejszą praktyką jest w tej sytuacji skorzystanie z doświadczenia zewnętrznych mentorów biznesowych, którzy pomogą usprawnić niektóre procesy oraz wskażą, jak najlepiej zarządzać pozyskiwanymi danymi.

Mądre przewodnictwo doświadczonego partnera to inwestycja, która szybko zwraca się w postaci zwiększonych zysków oraz ograniczenia zbędnych kosztów.

Zobacz konkretne efekty, jakie przyniosło firmom bazowanie na danych:

Skontaktuj się z naszymi ekspertami i zadbaj o rozwój twojej firmy!