Jak zwiększyć wydajność biznesową dzięki integracji danych?

Na podstawie artykułu Dmytro Zaichenko “How to Leverage Business Performance with Data Integration” opublikowanego na blogu Safe Software.

Czyli dlaczego warto przejść od deklaracji do działania i dołączyć do tych 25% firm, które już korzystają z potencjału swoich danych!

Czym jest efektywność biznesowa?

Wydajność jest kluczowym elementem biznesu. Określa, jak dobrze firma radzi sobie w takich obszarach jak:

Wskaźniki efektywności pozwalają określić stosunek bieżących wyników firmy do kosztów, jakie trzeba było ponieść, żeby te wyniki osiągnąć. Pozwalają również porównać rezultaty naszego przedsiębiorstwa z rezultatami podobnej kategorii konkurencyjnych firm w branży albo z przeszłymi okresami we własnej firmie. Pozwalają też określić mierzalne cele na przyszłość.

8 kluczowych wskaźników efektywności biznesowej 

Do mierzenia wyników biznesowych wykorzystuje się wiele różnych wskaźników – zarówno jakościowych, jak i ilościowych. Wśród tych najczęściej stosowanych możemy wymienić:  

Znaczenie danych a Business Intelligence

Trudno sobie wyobrazić przedsiębiorstwo, które nie gromadzi danych i nie korzysta z nich podczas podejmowania decyzji (chociaż do pewnego stopnia). Podstawą Business Intelligence jest statystyczna analiza danych oraz modelowanie objaśniające i predykcyjne. Wskaźniki uzyskane w trakcie analizy są w bezpośredni sposób zależne od ilości i jakości danych początkowych. Ich niska jakość jest jednym z podstawowych problemów jakie organizacje napotykają w pracy z danymi.

Analiza pomaga firmom zaobserwować trendy na rynku i na tej podstawie wyznaczyć kierunki rozwoju i dostosować do nich swoje działania (np. wdrożyć odpowiednią strategię marketingową), które będą miały tym większe szanse powodzenia i przyniosą większe zyski.

Przykładowo, dane o odwiedzających stronę internetową uszczegóławiają portret potencjalnego konsumenta. Informacje te pomagają przewidzieć oczekiwania odbiorców i dowiedzieć się, czy są oni zainteresowani produktem, a także nadać komunikatowi reklamowemu odpowiednią formę. Tak stworzona reklama ma większe szanse zainteresować potencjalnych odbiorców i przełożyć się na wyższą sprzedaż.

Integracja danych – podstawy

Gdy myślimy o integracji danych, musimy sobie uświadomić dwie kwestie:

Oprócz samej integracji trzeba pamiętać o stałym utrzymywaniu spójności danych.

Techniki integracji danych

Mówi się, że każdego dnia na całym świecie wytwarzamy około 2.5 kwintyliona (czyli 2,5 x 10 do potęgi 30) bajtów danych, a ta ilość ciągle rośnie. Przy takim zalewie danych, brak przemyślanego planu ich integracji może przyprawić co najmniej o ból głowy.

Specjaliści pracy z danymi nie są zgodni co do najlepszego sposobu ich integracji, ale niemal zawsze wymienia się trzy podstawowe fazy: ekstrakcji, przetworzenia i ładowania danych. Konieczne są więc trzy elementy:

W integrację aplikacji zaangażowane są zewnętrzne aplikacje, data services, aplikacje korporacyjne (klasy enterprise), nieustrukturyzowane pliki lub aplikacje chmurowe. Te ostatnie są szczególnie popularne ze względu na łatwość integracji poprzez API. Na najbardziej ogólnym poziomie, proces integracji danych składa się z następujących etapów:

1. Uzyskanie dostępu do informacji. Dotarcie do danych bez względu na ich lokalizację – czy to w chmurze, czy na fizycznych serwerach.
2. Pobieranie i agregacja danych. Budowanie powiązań pomiędzy informacjami zlokalizowanymi w jednym źródle oraz lokalizacją innych źródeł, czyli tak zwane mapowanie.
3. Ekstrakcja danych. Umożliwia specjalistom dostęp do przetworzonych danych, gdy tego potrzebują.

3 wyzwania związane z integracją danych

Zanim omówimy, z jakimi korzyściami dla biznesu wiąże się integracja danych, przyjrzyjmy się najczęściej pojawiającym problemom, aby móc dobrze się na nie przygotować.  

Być może jest to oczywiste, ale najwięcej problemów z integracją danych wynika z tego, że są one przestarzałe lub nieistotne. Proces ten utrudnia dodatkowo fakt, że są wprowadzane do systemu ręcznie przez wiele osób i w różnych formatach. Dane niskiej jakości to główna przyczyna niepowodzenia automatycznego ich przetwarzania. To z kolei ma bezpośredni wpływ na działanie biznesu i jego rentowność.  

Czynniki wpływające na jakość danych. Źródło: Passioned Group

Rozwiązanie tego problemu jest proste, ale może być trudne do osiągnięcia w krótkim czasie. Przede wszystkim trzeba:

Korzystanie z wielu zewnętrznych źródeł danych bardzo często oznacza pracę ze sporą ilością narzędzi i konektorów, które mogą wchodzić ze sobą w konflikt.

Warto unikać jednoczesnych integracji, a także wykonywać kopie zapasowe danych pozyskiwanych z kilku źródeł oraz rozważyć wykorzystywanie odpowiednio dobieranych platform integracji danych.

Każdy pracownik zaangażowany w przetwarzanie danych powinien znać zasady pracy z nimi, a także działać zgodnie z obowiązującym w firmie planem zarządzania danymi i polityką ich przetwarzania. Musi też działać w zgodzie z przepisami prawa, które określają, jak należy efektywnie zarządzać informacjami.

6 sposobów, w jakie integracja danych podnosi wydajność Twojego biznesu.

Dzięki integracji danych masz wszystkie dane w jednym miejscu (lub w ujednoliconej formie). Platformy integracji danych, takie jak FME dają możliwość łatwego przekształcania i uspójniania danych. Po ujednoliceniu możesz je dalej integrować dla jeszcze większej wydajności.

Jeśli zajdzie taka potrzeba, możesz zsynchronizować wszystkie bazy danych, arkusze kalkulacyjne lub inne platformy, w których gromadzisz swoje już przekształcone dane. W prosty sposób możesz na przykład wyeksportować rekordy z CRM do platform wizualizacji danych, czy wykonać kopię zapasową danych z CMS w BigQuery itp.

Przechowując dane (np. z arkuszy kalkulacyjnych, baz danych, raportów z mediów społecznościowych, diagramów, etc.) w jednym zintegrowanym systemie unikniesz duplikacji danych, a jednocześnie uzyskasz szeroki, kompleksowy wgląd w prowadzone działania.

Integracja danych w jednym systemie daje możliwość wglądu w kluczowe informacje, w tym finansowe i operacyjne, oraz łatwego zarządzania nimi z poziomu przejrzystych i intuicyjnych dashboardów.

Każdy wysokiej jakości system zarządzania finansami dysponuje podstawowymi funkcjami księgowymi. Dzięki temu księgowi i dyrektorzy zyskują łatwy dostęp do danych całej organizacji i mogą wykorzystać je, aby zwiększyć dokładność budżetów, raportów i prognoz, a tym samym poprawić podejmowane decyzje finansowe.

Ujednolicenie danych z wielu narzędzi i systemów pozwala lepiej wykorzystać ich potencjał. Mogą na tym skorzystać również wewnętrzne działy w firmie.

W samym środowisku HR zbiera się wiele informacji, które systematycznie trzeba brać pod uwagę: oceny pracowników, podsumowania kierownicze, sesje feedbacku, wskaźniki satysfakcji pracowników, etc.
Jeśli poddać je odpowiedniej analizie, łatwiej będzie racjonalnie wykorzystać umiejętności pracowników przy okazji kolejnych wykonywanych zadań oraz podejmować obiektywne decyzje – w oparciu o liczby, a nie jedynie osobiste odczucia.

Strategia marketingowa powinna opierać się na danych dotyczących m.in.: konkurencji, dynamiki rynku, zachowań klientów czy powodzenia kampanii. Ważne jest więc, żeby strategia ta była aktualizowana w miarę napływu nowych informacji.

Analizując wszystkie kanały i narzędzia marketingowe, takie jak: media społecznościowe, narzędzia do tworzenia kampanii mailowych, systemy CRM i CMS – można określić najlepszy czas i miejsce na promowanie swojej usługi czy produktu. Analiza pozwoli też zidentyfikować słabe ogniwa – miejsca, w których być może warto zainwestować więcej, żeby działania marketingowe były bardziej spójne lub te, z których można zrezygnować, ponieważ nie sprawdziły się w przypadku naszego biznesu.

Specjaliści marketingu wykorzystują analitykę wspieraną przez integrację danych w takich obszarach jak:

Bez platform integracyjnej nawet najzwyklejszy raport biznesowy wymagałby ręcznego pozyskiwania i przetwarzania danych z wielu źródeł, pisania kodu lub przenoszenia danych do bazy i mozolnego ich systematyzowania. Dochodzi tu też element wynajdywania i poprawiania wszelkich ludzkich błędów. Automatyczna integracja w pewnym stopniu może wyeliminować ten problem. 

Osoby zajmujące się Business Intelligence i tak na co dzień mierzą się z ogromnymi ilościami danych. Zapewnienie im bezpośredniego dostępu do właściwych, dobrej jakości informacji zdejmuje chociaż jeden ciężar z ich ramion i mogą poświęcić zaoszczędzony czas bardziej złożonym i wymagającym zagadnieniom, które zwiększają wartość biznesu. 

Zapewnienie pracownikom dostępu do kluczowych danych osadzonych w aplikacjach i usługach, z których korzystają, umożliwia im podejmowanie lepszych decyzji, na przykład podczas interakcji z klientami.

Wykorzystanie danych w kontaktach między różnymi działami w firmie przyczynia się natomiast do bardziej przemyślanego adaptowania i wdrażania decyzji biznesowych.
Podejście data-smart – zakładające działanie w oparciu o sprawdzone dane sprawi, że pracownicy bez problemu będą nadążać za wyzwaniami współczesności, a nowo zatrudnione osoby z łatwością wdrożą się do działania, dzięki przejrzystej polityce i zunifikowanym sposobie pracy z danymi.

Dane są niezmiernie ważne w każdym biznesie. Praca z nimi może jednak stanowić wyzwanie. Te, z którymi współczesne firmy muszą mierzyć się najczęściej to: 

Niemniej, właściwe przetwarzanie i zarządzanie danymi wzbogaci Twój biznes, bez względu na jego wielkość. Dlatego warto skorzystać z dostępnych na rynku narzędzi, takich jak platforma FME, która automatyzuje przetwarzanie i integrację danych, a także pozwala w pełni wykorzystać ich potencjał i ułatwia podejmowanie strategicznych decyzji i rozwijanie biznesu w świadomy sposób.

Chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak integracja danych może ułatwić zarządzanie w Twojej firmie – napisz do nas!